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公司治理规范化——法定代表人

发布时间:2023/5/12 19:54:40 浏览:82

在《公司法》第十三条中,法定代表人被定义为“依照公司章程的规定,由董事长、执行董事或者经理担任,并依法登记。公司法定代表人变更,应当办理变更登记”。《民法典》第六十一条规定:依照法律或者法人章程的规定,代表法人从事民事活动的负责人,为法人的法定代表人。法定代表人以法人名义从事的民事活动,其法律后果由法人承受。法人章程或者法人权力机构对法定代表人代表权的限制,不得对抗善意相对人。可见,法定代表人的代表权本质上是一种代理权,但和一般民事代理不同的是,法定代表人的权限范围是法定的,在此范围内代理不需要被代理人的具体授权,所以是一种法定代理权。


一、法定代表人的内部任免

由《公司法》第三十条可知,公司的法定代表人只能由董事长、执行董事或者经理担任,具体是谁担任由公司章程规定,章程规定必须明确,不能有诸如“公司的法定代表人由执行董事或经理担任”这类指向性不明的章程规定。当法定代表人由董事长或执行董事担任时,由于董事长或执行董事的产生是由股东会决定,因此法定代表人的人选实际上是由股东会决定。当法定代表人由经理担任时,由于经理的人选是由董事会决定,所以法定代表人实际是由董事会决定。

根据《公司法人法定代表人登记管理规定》第三条规定,公司法人的法定代表人 (以下简称法定代表人) 经公司登记机关核准登记,取得法定代表人资格。这种登记手续实际就是公示制度,会产生公信效力。实务中,若公司的法定代表人变更而未在公司登记机关办理备案登记,则不得对抗善意第三人。所以在理论上,存在一个公司内部完成法定代表人变更流程但尚未办理备案登记的空档期,在这个空当期内,原法定代表人仍然可以代表公司对外进行民事活动,第三方可以基于原法定代表人登记备案而信赖该人有权继续代表该公司建立民事法律关系,这种对第三人的保护持续到登记备案被改变为止。


二、法定代表人的签字权

《企业法人登记管理条例》第十一条规定:登记主管机关核准登记注册的企业法人的法定代表人是代表企业行使职权的签字人。法定代表人的签字应当向登记主管机关备案。该行政法规对法定代表人的签字权进行了确认,并且通过备案使得法定代表人的签字对外产生公示效果。《民法典》第四百九十条规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。既然法定代表人是法人的代表,其行使职务时的签字等同于法人的盖章。法定代表人代表法人在文件上的签字直接对外发生法律效力,但该法定代表人明确以个人名义签字的情形除外。

值得注意的是,在司法实践中,有些公司有意刻制两套甚至多套公章,有的法定代表人或者代理人甚至私刻公章,订立合同时恶意加盖非备案的公章或者假公章,发生纠纷后法人以加盖的是假公章为由否定合同效力的情形并不鲜见。《会议纪要》第四十一条认为,人民法院在审理案件时,应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权,从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为,表明其是以法人名义签订合同,除《公司法》第十六条等法律对其职权有特别规定的情形外,应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的,人民法院不予支持。代理人以被代理人名义签订合同,要取得合法授权。代理人取得合法授权后,以被代理人名义签订的合同,应当由被代理人承担责任。被代理人以代理人事后已无代理权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的,人民法院不予支持。

此外,公司的意表示并非只能通过公司印鉴形式表征出来,法定代表人也不是只有凭印鉴才能行使代表权,并不能认为欠缺了印鉴,公司就无法作出意思表示。由于决定代表人本身即代表公司,在没有特别约定时,法定代表人以公司名义所作出的意思表示(如签名),即可视为公司的意思表示。


三、法定代表人滥用权力的情形

法定代表人滥用代表权的情形既有可能发生在超越代表权的领域,也有可能发生在代表权范围内。当公司对法定代表人职权范围规定得过于宽泛或者没有明确规定时,法定代表人可能会出现未经股东会或者董事会同意的专权行为,丧失公司决策应当具备的民主性和科学性。

当公司法定代表人完全无视公司章程或是其他规定,超越权限行使代表权(最常见的如擅自向他人提供担保),则需要参考越权代理的情形处理。《会议纪要》第十七条、第十八条认为,为防止法定代表人随意代表公司为他人提供担保给公司造成损失,损害中小股东利益,《公司法》第十六条对法定代表人的代表权进行了限制。根据该条规定,担保行为不是法定代表人所能单独决定的事项,而必须以公司股东 (大) 会、董事会等公司机关的决议作为授权的基础和来源。法定代表人未经授权擅自为他人提供担保的,构成越权代表,人民法院应当根据《民法典》第五百零四条关于法定代表人越权代表的规定,区分订立合同时债权人是否善意分别认定合同效力: 债权人善意的,合同有效;反之,合同无效。

前条所称的善意,是指债权人不知道或者不应当知道法定代表人超越权限订立担保合同。《公司法》第十六条对关联担保和非关联担保的决议机关作出了区别规定,相应地,在善意的判断标准上也应当有所区别。一种情形是,为公司股东或者实际控制人提供关联担保,《公司法》 第十六条明确规定必须由股东 (大)会决议,未经股东 (大) 会决议,构成越权代表在此情况下,债权人主张担保合同有效,应当提供证据证明其在订立合同时对股东 (大) 会决议进行了审查,决议的表决程序符合《公司法》 第十六条的规定,即在排除被担保股东表决权的情况下,该项表决由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过,签字人员也符合公司章程的规定。另一种情形是,公司为公司股东或者实际控制人以外的人提供非关联拍保.根据《公司法》第十六条的规定,此时由公司章程规定是由董事会决议还是股东(大) 会决议。无论章程是否对决议机关作出规定,也无论章程规定决议机关为董事会还是股东(大) 会,根据《民法典》第六十一条第三款关于“法人章程或者法人权力机构对法定代表人代表权的限制,不得对抗善意相对人”的规定,只要债权人能够证明其在订立担保合同时对董事会决议或者股东会决议进行了审查,同意决议的人数及签字人员符合公司章程的规定,就应当认定其构成善意,但公司能够证明债权人明知公司章程对决议机关有明确规定的除外。

以上内容仅限于公司对外提供担保的情形。但在担保以外的其他领域的实务中也经常发生法定代表人对外代表公司签订合同,但事后公司以法定代表人无权签订该合同为由主张合同无效。一般来说,在属于公司日常经营范围的交易中,法定代表人会被认为可以代表公司进行意思表示,只有不寻常的合同才需要董事会甚至股东会的批准。在确定合同相对方眼中法定代表人是否具有代表权外观时,要看一个理性人在与公司交易时会不会合理认为法定代表人应该有这样的代表权:如果在以前的类似交易中,董事会从未质疑过法定代表人行使代表权,则可以推定法定代表人具有合法授权的外观。

同理,当合同相对方与公司进行交易的时候,出于谨慎考虑可以要求对方出示有权代表的证据,一般是董事会或股东会决议。合同相对方对公司机关决议内容的审查一般限于形式审查,只要求尽到必要的注意义务即可,标准不宜太过严苛。公司以决议系法定代表人伪造或者变造、决议程序违法、签章(名)不实、担保金额超过法定限额等事由抗辩债权人非善意的,人民法院一般不予支持。但是,公司有证据证明债权人明知决议系伪造或者变造的除外。


四、对法定代表人的约束与制衡

对法定代表人的权力制衡最常见且最有效的方式是在公司章程中规定法定代表人的职权范围与滥用职权的后果。在章程中明确法定代表人的职权,对内可以约束法定代表人,对外则可以产生公示效力,让公众知晓本公司法定代表人的职权范围,从而降低法定代表人滥用权力的概率。

公司还应当建立内部职能体系,明确每个部门的职权范围和汇报层级,让特定的事务由特定的人员来处理,避免公司内部出现职能空白,让法定代表人有多余的权力操作空间,尤其应当避免法定代表人掌控财务部门。财务部门应当直接对股东会或者董事会负责。

公司应当建立对重要材料和印章的保管体系,且由不同的职能部门或人员分开保管,包括但不限于营业执照正副本原件,公章、财务章以及银行对公账户的U盾。这些材料应当避免全部由法定代表人一人保管,通过分散权力来防止法定代表人滥用权力。

公司应当建立适当的内部监管体系,通过董事会、监事会或者其他机构对法定代表人的行为进行监督。监管体系可以将法定代表人的履职情况定期向股东会报告。如果发生法定代表人无法胜任职务或严重滥用权力的情形则该套监管体系便于公司及时变更法定代表人,降低公司损失。

公司应当及时将法定代表人的信息进行公示。按照《公司法》的有关要求,法定代理人变更需要提交公司登记机关进行备案登记,该备案登记具有公示效力。及时进行法定代表人的变更登记有助于减少原法定代表人冒用身份以公司名义进行活动的可能性。